قبل تنظيم اي فعالية، بغض النظر عن نوعها وحجمها، لابد من تحديد الهدف من تلك الفعالية، فقد تغرقنا التفاصيل وتشغلنا بدرجة ننسى معها الهدف الاساسي الذي من اجله تم اقامة تلك الفعالية، و لذلك اهمية بالغة، اذ اني لاحظت بعض الفعاليات التي تخبط اصحابها في التنظيم وارتكبوا فيها اخطاء لاتغتفر بسبب غياب الهدف الاساس واختلافه في اذهان المنظمات.
المتطوعات يعتبرن منظمات للفعالية، ومن الواجب اطلاعهن على هدف اقامة الفعالية، و النتائج المرجو تحقيقها بنهاية هذه الفعالية، فهن شريكات للنجاح ولا بد من منحهن الوقت اللازم للاجتماع قبل الفعالية لاستعراض الاساسيات كهدف الفعالية.
تحديد هدف اقامة الفعالية هو العمود الذي يبنى على اساسه كامل التجهيزات والاعدادت الاخرى ابتداء من اختيار المكان والوقت والتاريخ وحتى اختيار الوان واصناف الضيافة.
ولكي احدد هدف فعاليتي، واجعلها ضمن ايطار واضح المعالم يسهل لي ولفريقي تمييزه واستيعابه لابد من طرح عدة اسئلة:
- ماهي الاهداف المرجو تحققها من هذه الفعالية ؟
- ماهي الفئة المستهدفة لهذه الفعالية ؟
- كيف يمكن تخطيط هذه الفعالية لتلاقي هذه الاهداف وتحقق الرضا للفئة المستهدفة؟
واذا ماتم الاجابة على هذه الاسئلة فان الاجوبة تكون مؤطرة وواضحة للجميع، وفي حال استدعت الحاجة للاسهاب في التوضيح، من الممكن طرح المزيد من الاسئلة حول نفس المحور من خلال جلسة عصف ذهني للاسهام في تحديد الهدف بدقة.
الخطوات العشر لتنفيذ اي فعالية او نشاط:
- اولا: تحديد نوع الفعالية والنشاط الذي تريد القيام به.
- ثانياً: تحديد الاهداف والمخرجات التي تسعى الى تحقيقها من وراء اقامة هذه الفعالية و صنّف الفعالية، وحدد الفئة المستهدفة.
- ثالثا:تحديد الوقت والتاريخ للفعالية.
- رابعاً:حدد المكان، وتأكد من حجمه مقاربة بالحضور المخطط له، او المتوقع.
- خامساً: “تكوين فريق العمل” تكوين شراكات واتفاقيات مع شركات مساندة، او اشخاص للمساعدة في ادارة لحدث.
- سادساً: اعداد ميزانية الفعالية وبناء اجندتها.
- سابعاً: توزيع المهام على فريق العمل، وتعيين رؤساء اللجان.
- ثامناً:متابعة العمل والاشراف على التنفيذ.
- تاسعًا: تنفيذ الفعالية، والحصول على التغذية الراجعة.
- عاشراً: الاحتفال بالنجاح وتكريم فريق العمل.
.
